オフィス業務において書類の印刷、コピー、スキャン、ファクスといった複数の作業を一台でこなす機器は、業務効率やスペース削減の観点から多くの企業や事業所で活用されている。一台に複数の機能が集約された機器は、単体のプリンターやコピー機を個別に設置する必要がないため、設置スペースの省力化が可能である。このタイプの機器を導入する際、大きく分けて購入とリースというふたつの選択肢が存在するが、月額制で利用できるリース契約を選ぶ企業が非常に多い。まずリース契約の仕組みについて説明する。リースとは機器の所有権をリース会社が持ち、利用者は一定期間にわたってその機器を月額費用を支払いながら利用できる契約である。

契約期間が終わると機器を返却するか、条件によっては再リース・買い取りなども選択できる。リースの主なメリットは、初期投資を大幅に抑えられることである。数十万円から百万円を超える初期費用が不要なため、資金負担を平準化しやすい。中小企業や新規事業、予算管理が厳しい組織では、毎月一定額を支出する月額制の利点は大きい。さらにリース料金には保守サービス費用が含まれていることも多く、故障や不具合が発生した場合にも迅速にメンテナンスが受けられる。

用紙詰まりや印刷不良、部品の摩耗対応など専門スタッフによる訪問サポートも月額料金の範囲でカバーされることが通例である。消耗品の自動配送サービスや、定期的な清掃点検を含むプランもあり、メンテナンスコストの見通しも立てやすい。一方で、リース契約の場合は途中解約が原則できない点や、契約期間中に最新モデルへ乗り換える柔軟性に制約が生じる場合もあるので、自社の運用計画と照らし合わせた十分な検討が重要である。月額費用の内訳としては、機器本体のレンタル代、保守サービス、そして印刷枚数に応じたカウンター料金が主な項目となる。カラー印刷とモノクロ印刷で単価が異なるのが一般的であり、使用枚数にあわせて段階的な料金設定になっている場合も多い。

したがって、導入前に月間の印刷枚数や用途を正確に把握し、オーバースペック機種を選定しないことがコストコントロールのポイントとなる。一方、購入してしまえば月額での費用発生はないが、本体価格が高価な上、故障時には修理代や部品代が別途発生する。「突然調子が悪くなり業務が停滞した」「予期せぬ修理代が多額にかかった」といったケースも少なくない。保守契約を別途結ぶという方法もあるものの、初期費用・保守費用ともに月額制リースに比べると各種負担が不安定になりがちである。加えてリースの普及要因の一つが技術進化の早さである。

年々、機能向上やネットワーク対応、セキュリティ機能強化、省エネ性能などが刷新されているため、適度な周期で機器を入れ替える必要がある。リース設定の場合、契約終了時に原則機器が返却となるため、常に一世代新しい機種へ導入替えがしやすく、時代遅れの機器を長く使い続けるリスクが低減できる。なお、最近ではクラウド連携やスマートデバイス接続が標準搭載され、原本を電子データ化して遠隔拠点と共有したり、紙資源の消費者削減やテレワーク対応力の向上に寄与している製品も登場している。リースを活用すれば、このような高機能機種も本体購入時の高額負担なしで比較的容易にラインナップに組み込むことが可能となる。月額料金の相場は、選ぶ機種や利用規模により大きく異なる。

数千円程度のローエンドから、二万円を超える上位ハイパフォーマンス機種まで、一口にリースといっても幅広い選択肢がある。ここで大切なのはコストだけでなく実際の用途やオフィス規模、将来的な業務拡大や縮小の可能性など総合的に見て最適なプランを選択することである。大量出力が必要な部署であればスペック重視、コンパクトなオフィスなら省スペース機が好まれる。また月額料金以外に、初期設定費や撤去費用など一時コストの有無も確認が欠かせない。企業だけではなく個人事業主や士業、非営利組織など多岐にわたりリースの利用が進んでいる。

資産計上や減価償却と異なり、損金処理として経費に計上できる点も支持されている理由だ。業務効率化、コスト平準化、保守の安心感、技術刷新への追随といったリース利用の利点は、今後もますます注目される要素である。最初の機種選びやリース会社の選定の際には、性能や料金に加え、万全な保守対応、長期視点での運用計画にも配慮し、ベストな決定が求められる。オフィスで必要とされる印刷、コピー、スキャン、ファクスなど複数業務を一台でこなす複合機は、業務効率化とスペース削減の観点から幅広く導入が進んでいる。導入方法は購入とリースの二択があり、昨今は初期投資を抑え月額制で利用できるリース契約が主流となっている。

リースは機器の所有権がリース会社側にあり、ユーザーは毎月一定額を支払いながら契約期間利用でき、契約満了時に返却や買い取り、再リースが選択できるのが特徴だ。特にリースでは保守サービスやトラブル時のサポートが月額料金に含まれていることが多く、修理や消耗品交換なども迅速に対応してもらえる点が大きな利点といえる。対して購入の場合は初期費用が高く、修理費などの突発的なコストも発生するため財務計画の安定性が課題となる。近年ではクラウド連携やスマートデバイス対応など高機能製品への需要が高まっており、リースを活用すればこうした新技術搭載機も導入しやすい。月額料金の相場は機種や利用規模によって大きく異なるが、実際の業務量や用途、組織規模を見極めて過不足ないプランを選ぶことがコストコントロールの鍵となる。

またリースは損金処理ができるため資産管理の手間が省け、中小企業や個人事業主にも支持されている。機種やリース会社を選定する際は性能や料金だけでなく、保守体制や長期運用計画も十分検討し、自社に最適な利用方法を見極めることが重要である。